Menu
T’imagines tenir l’agenda en línia perquè els clients puguin reservar els teus serveis des de casa, el dia i hora que els hi vagi bé.
Sense trucades, sense missatges infinits, tot automàtic, guanyant temps cada dia. Amb Calendly és possible, a més a més, és una eina molt fàcil de configurar i amb una versió gratuïta, que per començar és perfecte.
T’ho explico tot en aquest tutorial, espero que et sigui útil, som-hi!
Alta a Calendly
Comencem, primer entra a Calendly i crea’t un compte gratuït.
Durant el procés d’alta, t’anirà demanant dades, com els dies i hores disponibles, si vols personalitzar l’enllaç que compartiràs amb els teus clients, et permetrà vincular el perfil al teu compte de Google, recomanat si crees cites de videoconferència per Meet i altres opcions que podràs configurar més tard des de dins del programa, així que si no tens clar encara, que posar-hi, no hi ha problema, ja que després ho podràs modificar fàcilment.
Configuració del perfil
Un cop feta l’alta i ja a dins el programa, el que cal fer és configurar el perfil amb les teves dades i les del teu negoci. Entra a “cuenta>ajustes de cuenta” i bàsicament, omple els camps de les pestanyes: Perfil, Marca i Enlace.
Ok, guardar, sortir i anem a Inicio.
Pantalla d’Inici, galeria de serveis
Aquí és on veurem la galeria dels serveis o esdeveniments que tenim creats.
És possible que tinguis serveis (eventos) d’exemple creats. Els pots eliminar des de la icona de l’engranatge.
Però aprofita abans per veure com està configurat, les seves opcions, etc.
Per crear un servei personalitzat, només cal clicar damunt de l’opció: + Nuevo tipo de evento
Amb la versió gratuïta només podràs tenir un servei/esdeveniment actiu.
Configuració dels serveis, dies i horaris
Anem a crear un servei d’exemple.
1. Cliquem damunt de Nuevo tipo de Evento i trobem vàries opcions:
Privat: Deixa que el convidat esculli una hora per reunir-se amb tu.
Grup: Deixa que diversos convidats es reuneixin amb tu a la mateixa hora.
Col·lectiu: Organitza un esdeveniment amb una altra persona i deixa que els convidats triïn una hora a la qual tots estiguin disponibles.
Rotatori: Crea un esdeveniment que alterna entre diversos organitzadors.
Informació de l’esdeveniment
Pel tipus de servei que vull explicar-te, triem En Privado -> Crear i seguim amb l’exemple.
El botó ens porta a la primera pantalla, que hauràs d’omplir amb la informació del servei.
1 . Nombre del evento, aquí escriu el títol que té el servei. Per exemple:
- Massatge esportiu 30 minuts,
- Sessió d’assessorament 1 hora,
- Visita immobiliària 2 hores
- O el que vulguis…
2- Ubicació, aquí trobaràs un desplegable que et permet triar entre un lloc físic, una trucada telefònica, una reunió per videotrucada… Et dona algunes opcions i cal que en triïs una.
En el cas de videotrucades, es pot integrar l’eina de Meet o de Zoom amb la mateixa aplicació i d’aquesta manera el client ja rep l’enllaç a la reunió per correu electrònic.
En el cas de trucada per telèfon, pots triar si prefereixes trucar tu o que sigui el client qui truqui.
Si és una ubicació física, hauràs d’omplir les dades d’ubicació del despatx o del local on es donarà el servei o es realitzarà l’esdeveniment.
En qualsevol cas, només hauràs d’anar seguint les indicacions que et dona el programa.
3- Descripció / Instruccions: aquí, escriu la informació que el client ha de saber sobre el servei. L’usuari estarà més segur de reservar si aquí hi troba una bona descripció del que li estàs oferint.
4. Enllaç a l’esdeveniment. Aquest camp s’omple automàticament amb el títol que has donat al servei.
5. Color de l’esdeveniment: Pots triar un color diferent per cada servei, així serà més clar per diferenciar-los uns dels altres.
Ja tens una part creada, passem a la següent pantalla, on configuraràs els dies i hores disponibles per aquest servei.
Informació horària de l’esdeveniment. Quan es pot reservar una cita o reunió?
Tria les dates
1- Interval de dates. Aquí li dius al programa quins dies vols mostrar a l’usuari perquè pugui fer una reserva. Tens 3 opcions:
- Escollir un nombre de dies, per defecte et diu 60, però es pot modificar i posar el que vulguis, i triar si els compta tots, o només els laborables.
- La següent opció et permet escollir l’interval entre dues dates. En clicar-hi, apareixerà un calendari i només hauràs de marcar-li el primer i l’últim dia de l’interval.
- I la darrera opció, posa cada dia del calendari disponibles.
Escull la que consideris millor i anem al punt següent. Més endavant podràs concretar millor els dies, les hores i posar horaris especials en dies concrets.
2- Duració: Desplega i escull una de les opcions vàlides, o clica a Custom, i escriu un temps personalitzat.
Configura la disponibilitat
3- Disponibilitat dins les dates escollides al primer punt: aquest és un punt molt interessant i útil, on marcarem la disponibilitat exacta dins l’interval de dates que hem seleccionat al principi.
Per defecte, ens agafa els dies i hores que li hem configurat durant l’alta al programa, però ara ho podem modificar i personalitzar si fa falta.
Per començar, ens dona a escollir si agafar el calendari que li vam configurar durant l’alta al programa, o fer-lo personalitzat. Si triem la primera opció, utilizar un horario existente, no caldria tocar res més i si agafem la segona, Configurar horas personalizadas, podrem personalitzar molt més el servei, anem a veure aquesta opció més detalladament.
1- Zona horària: important marcar la zona correcta, per Catalunya, triem Europa central.
2- En aquest espai, cal activar els dies que donem servei i deixar desactivats els que no.
3 i 4- Posem horari inicial i horari final. Si la jornada és partida, cliquem el punt 4 (+) i afegim un segon horari.
Exemple:
De 9:30 a 14:00 +
De 16:00 a 18:30
5- Si volem copiar l’horari a altres dies, cliquem a la icona de copiar (5), ens desplegarà tots els dies disponibles i activem els dies on volem copiar el mateix horari.
6- Amb la paperera eliminem horaris.
7- Opció molt interessant si volem posar un horari diferent en un dia determinat.
Només caldrà entrar aquí, triar el dia del calendari i marcar-li l’horari especial d’aquell dia.
Finalment, li podem demanar al programa que no ens enganxi les visites, i que ens deixi un temps de marge abans i/o després.
Podem desplegar i triar una opció o marcar manualment la que considerem necessària.
El finalitzar, Guardar i tancar, sobretot!!
Configuració de les opcions adicionals dels serveis.
Preguntes pels clients que reserven
Ens cal saber, com a mínim el nom i l’adreça electrònica dels clients que fan una reserva, i axiò ja ho marca el programa per defecte.
Però és possible que volguem saber-ne alguna cosa més. Doncs el programa ens deixa un espai per fer-ho.
Posant-nos damunt de cada bloc, aquest queda ombrejat de gris amb un llapis a la part superior dreta. Clicant damunt del llapis, podem editar la pregunta i fins i tot, quin tipus de resposta necessitem.
Una línia: per una resposta curta.
Múltiples línies: per una resposta que pot ser més llarga.
Botons d’opció: Perquè l’usuari esculli 1 opció sobre vàries que li posem davant.
Caselles: Perquè l’usuari pugui escollir més d’una opció de les que li mostrem.
Número de telèfon: Important si la cita és telefònica i l’hem configurat per fer nosaltres la trucada.
També podem afegir preguntes noves.
Com a recomanació, vull dir-te que no et passis, demana just el que necessitis per poder preparar-te la reunió i prou. Si l’usuari veu que ha de contestar moltes coses, és possible que ho deixi estar.
Un cop ho tinguis llest, clica a guardar i sortir i seguim amb la propera acció.
Notificacions
En aquest apartat, podem veure quin tipus de correu i amb quina informació rebrà el client. I quin tipus d’avís i notificació a Google Calendar rebrem nosaltres.
Les opcions de Recordatori, són només per les versions de pagament.
Encara que veiem que les podem activar, és perquè durant els primers 14 dies ens permet utilitzar totes les eines de forma gratuïta.
A Invitaciones al celendario (Personalizar) podem modificar les dades que l’aplicació apuntarà al nostre Google Calendar cada vegada que entri una reserva. I des de l’enllaç Cambiar a confirmaciones por correo electrónico, podem personalitzar el correu que rebrà l’usuari un cop feta la reserva.
Si fas algun canvi, recorda a clicar a Guardar i tancar abans de sortir.
Pàgina de confirmació
Un altre secció és on triem quina pàgina mostrem a l’usuari un cop feta la reserva.
Per defecte, el matiex programa ja en mostra una, on es comunica a l’usuari que rebrà un correu electrònic amb tota la informació.
O podem posar l’enllaç a una URL externa, com una pàgina d’agraïment de la nostra pàgina web.
Pots triar el que vulguis. Com més personalitzis, millor.
Pagaments
Finalment trobem el bloc de pagaments. Aquí si t’inguessim una versió pro, podriem enllaçar les nostres passarel·les de pagmaent com Stripe o PayPal amb Mi Calendly i així podriem configurar que les reserves es poguessin cobrar per adelantat.
Posar el calendari online. Com compartir l’enllaç amb els nostres clients.
L’eina ens dona un enllaç que és que portarà els nostres usuaris a la pantalla de l’agenda perquè puguin fer la reserva.
Aquest enllaç és: calendly.com/negoci*
On negoci* és el nom que ha posat Calendly per defecte o el que li hem modificat nosaltres posteriorment.
L’enlla el trobare a Cuenta > Comparta su enlace
També podriem modificar l’enllaç des de Cuenta>Ajustes de la cuenta>Mi enlace
On i com podem compartir l’enllaç de Calendly
Per tal que l’usuari pugui accedir a la nostra agenda online, cal que la compartim primer, és per això, que Calendly ens proporciona un enllaç.
Aquest enllaç el podem posar i configurar dins la nostra pròpia pàgina web, o si tenim un perfil digital com el que ofereix connectats.cat, també seria possible, una bona opció si no es disposa de web pròpia.
El podem enganxar a la bio d’Instagram, qualsevol perfil de xarxes socials, o en un Linktree.
El podem enviar per WhatsApp o configurar-lo dins de WhatsApp Business.
La qüestió és tenir-lo a la vista dels nostres usuaris i possibles nous clients perquè els resulti fàcil contactar amb nosaltres i concertar una visita.
Com ho veu l’usuari
En el moment que l’usuari accedeix al nostre calendari, aquesta és la vista:
A l’esquerra, tota la informació sobre el servei, a la part central els dies que pot fer una reserva, i al clicar damunt d’un dia, s’obre, a la dreta, les hores disponibles. A l’escollir-ne una, apareix el botó de confirmar.
Si hi fem clic, anem a l’espai de les preguntes que tenim preparades per aquest servei:
Què passa quan l’usuari omple i envia aquest petit qüestionari?
Doncs que rep un correu electrònic amb tota la informació de la reunió i amb un enllaç per si ho vol deixar apuntar a l’agenda de Google Calendar.
I nosaltres, també rebem un correu amb tota la informació i la cita queda anotada automàticament al nostre Google Calendar.
Conclusions
Com pots veure és una eina fantàstica i amb moltes altres opcions. Qui sap, potser m’animo i faig un nou article en el futur i te les explico.
A part que hi podem començar a treballar de forma gratuïta, en el cas de necessitat, sempre pots contractar una opció més avançada, tampoc estem parlant d’una eina cara i menys veient que ens pot ser d’ajuda i ens facilita la feina.
Espero que t’hagi resultat útil i que t’animis a fer-la servir.
